120 Millionen PowerPoint-Dateien entstehen jeden Tag, das ist die letzte Bilanz, die Microsoft im Jahr 2023 vorgelegt hat. Dennoch haben nur wenige Nutzer gelernt, sie anders als autodidaktisch zu verwenden. Noch besser: Fast zwei von drei Personen nutzen das Tool für weitreichendere Zwecke als nur für einfache Präsentationen. Mit künstlicher Intelligenz nimmt diese einst starre Software einen neuen Aufschwung: automatische Erstellung von Folien, Inhaltsvorschläge, grafische Unterstützung… Selbst spezialisierte berufliche Schulungsprogramme in Automatisierung und Digitalisierung erleben einen Rekordanstieg von 40%. Unter den Neuankömmlingen? Viele Selbstständige, Telearbeiter und all jene, die bei jedem Meeting Zeit und Konsistenz gewinnen möchten.
Wer nutzt heute PowerPoint? Vielfältige Profile, multiple Anwendungen
Es ist schwierig, den PowerPoint-Nutzer in eine Schublade zu stecken. Der Geschäftsführer skizziert die Vision in wenigen Folien, ein Projektleiter veranschaulicht die Ergebnisse von Excel, die Assistentin strukturiert die gemeinsamen Materialien, ein Techniker erläutert ein komplexes Verfahren. Das Tool findet überall Anwendung: im Vorstand, vor einem Team, um Anweisungen zu übermitteln oder einen visuellen Bericht zu senden. Schluss mit den Klischees: PowerPoint begeistert alle Generationen und Berufe, vom operativen Bereich über die Beratung bis hin zu Marketing, Backoffice oder Schulung.
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Im Dienstleistungssektor haben acht von zehn Mitarbeitern jede Woche damit zu tun. Die Berufe in Beratung, Marketing und Schulung sind besonders an erfahrungsbasierten Materialien interessiert, aber selbst die Industrie kommt nicht ganz ohne aus, sei es für Reporting, interne Schulungen oder Sicherheitsanweisungen – all dies sind gut verankerte Anwendungen.
Um diese Vielfalt zu erfassen, zeichnen die Nutzerprofile auf Conceze ein reichhaltiges und dokumentiertes Panorama. Einige Beispiele prägen diese Landschaft:
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- Manager, die eine Strategie oder ein Budget vor der Geschäftsleitung verteidigen;
- Junge Absolventen auf der Suche nach den besten Anwendungen im Unternehmen;
- Techniker, die präzise Verfahren für ihre Kollegen formalisiert;
- Assistentinnen, die die Erstellung von Folien für das Team koordinieren und zentralisieren.
Früher auf lineare Präsentationen beschränkt, hat sich PowerPoint nun als Schlüsselwerkzeug für Produktivität etabliert, indem es Kreativität und den Austausch von Ideen auf allen Ebenen der Organisation fördert.
Künstliche Intelligenz transformiert die Foliengestaltung: Was sich wirklich ändert
Von automatischer Layoutgestaltung über die Vorschlag von visuellen Inhalten bis hin zur Texterstellung revolutioniert die künstliche Intelligenz die Erstellung von Präsentationen und vereinfacht die Entwicklung von wirkungsvollen Inhalten. Die Berufe in Kommunikation, Marketing und Personalwesen machen sie schnell zu ihrer Verbündeten: Sie beschleunigt die Erstellung, bietet effektive Strukturen und passt den Ton an das jeweilige Publikum an.
Für alle, die mit PowerPoint jonglieren, bleiben diese Innovationen nicht unbemerkt. Das Endprodukt gewinnt an Kohärenz, Rhythmus und Schlagkraft. Der grafische Stress verschwindet, die Meetings laufen runder, die Zusammenarbeit erreicht eine neue Dimension. Ein Manager kann in wenigen Sekunden ein relevantes Diagramm oder eine Grafik aus einer Excel-Datei generieren, eine gesteigerte Produktivität für diejenigen, die konkrete Ergebnisse schätzen.
Die Einführung von KI in PowerPoint bringt neue Gewohnheiten hervor. Besonders bemerkenswert sind:
- Der systematische Einsatz von Textverarbeitung, um den Ansatz je nach Publikum zu personalisieren;
- Die für jede Situation generierten Präsentationspläne: Zusammenfassung, Bilanz, Pitch, Bericht;
- Die Erstellung harmonisierter visueller Inhalte, die die Unternehmensrichtlinien genau einhalten.
Im Bereich der Zusammenarbeit eröffnet sich eine ganz neue Welt: Die KI erleichtert den Austausch, korrigiert Unvollkommenheiten in Echtzeit und passt grafische Elemente an die Beiträge jedes Einzelnen an. Die Erstellung von Folien wird zu einer Gruppen-Dynamik, schnell, flexibel, fast intuitiv.
Weiterbildung, Fortschritt: Welche Kompetenzen sind nötig, um auf dem Laufenden zu bleiben?
Ob in Paris oder in der Provinz, ob Techniker oder Manager, eine Erkenntnis steht fest: Ohne eine gute Beherrschung der Bürosoftware ist es unmöglich, mit dem Wandel Schritt zu halten. Automatisierung, Datenaufbereitung, Präsentation komplexer Informationen: Die Büroschulung boomt. Überall diversifizieren die Schulungszentren ihre Angebote, von der Vertiefung in PowerPoint oder Excel bis hin zur Einführung in VBA und der Vorbereitung auf die TOSA-Zertifizierung, die mittlerweile als Maßstab für Word, Excel oder PowerPoint anerkannt ist.
Die Erwartungen entwickeln sich weiter: Daten in Excel zu verknüpfen, eindrucksvolle Folien zu erstellen, die erweiterten Funktionen zu nutzen (zum Beispiel durch automatisches Verknüpfen von Quellen zwischen Excel und PowerPoint) machen den Unterschied. Die für den CPF zugelassenen Schulungen sind darauf ausgelegt, jedem zu ermöglichen, autonom und anpassungsfähig zu sein, oft in Form von kurzen, gezielten Modulen, die manchmal an die Bedürfnisse der digitalen Transformation angepasst sind.
Die Schulungsangebote drehen sich um diese Kompetenzblöcke:
- Excel: analysieren, visualisieren, automatisieren mit Makros;
- Word: Dokumentenmanagement, Vorlagen, Serienbriefe beherrschen;
- PowerPoint: erzählen, strukturieren, die Nutzung interaktiv gestalten.
Mit der TOSA-Zertifizierung verfügen Unternehmen nun über einen echten Standard zur Bewertung und Anerkennung digitaler Kenntnisse. Anpassungsfähigkeit ist kein Luxus mehr, sondern eine Überlebensstrategie, und die Mitarbeiter setzen auf diese Titel, um an Glaubwürdigkeit zu gewinnen oder die Entwicklung ihrer Position zu begleiten.
Die Bürosoftware wird lebendig, erfindet sich neu und skizziert jede Woche die Konturen Ihrer Arbeitstage. Die Cleversten haben es bereits verstanden: Diejenigen, die mit ihr vorankommen, erleiden nicht mehr die Software, sie erfinden ihre Berufe jeden Tag neu.