Wenn man den Kontoauszug erhält und die monatliche Abhebung des Darlehens sieht, ist die Versuchung groß, nur eine einzige Zeile in der Buchhaltung zu erfassen. Das Problem ist, dass jede Rate mindestens zwei unterschiedliche Komponenten enthält (Kapital und Zinsen), manchmal sogar drei mit der Kreditversicherung. Eine falsche Verteilung dieser Beträge verfälscht das Ergebnis, die Bilanz und kompliziert den Abschluss des Geschäftsjahres.
Verteilung von Kapital und Zinsen: die Falle der Gesamtabhebung
Auf dem Kontoauszug erscheint die Abhebung als ein einheitlicher Betrag. Buchhalterisch wird dieser Betrag in klar unterscheidbare Teile zerlegt.
Das zurückgezahlte Kapital verringert die Schulden in der Bilanz, nicht das Ergebnis. Man bucht das Konto 164 (Darlehen bei Kreditinstituten im Soll) und das Konto 512 (Bank im Haben). Die Zinsen hingegen stellen einen Finanzaufwand dar: man bucht das Konto 6611 (Zinsen der Darlehen im Soll) und das Konto 512 im Haben.
Wenn die Rate eine Kreditversicherung beinhaltet, wird diese erfasst, indem man das Konto 616 (Versicherungsprämien) im Soll bucht. Zu wissen, wie man eine Darlehensrückzahlung korrekt verbucht, setzt voraus, dass man die von der Bank bereitgestellte Amortisationstabelle zur Hand hat, die die Verteilung Monat für Monat detailliert.
Ohne diese Tabelle navigiert man im Dunkeln. Der Zinsanteil sinkt mit jeder Rate, während der Kapitalanteil steigt. Einen identischen Pauschalbetrag als Finanzaufwand jeden Monat zu buchen, führt dazu, dass die Aufwendungen am Ende des Darlehens überbewertet und zu Beginn unterbewertet werden.
Buchung einer Darlehensrate: detaillierte oder globale Methode
Es gibt zwei Ansätze in der Praxis. Der erste, der rigoroseste, besteht darin, jede Rate zu erfassen, indem Kapital, Zinsen und Versicherung sofort aufgeteilt werden. Für eine gegebene Rate hat die Buchung diese Form:
- Sollbuchung des Kontos 164 für den zurückgezahlten Kapitalanteil
- Sollbuchung des Kontos 6611 für den Zinsanteil der Periode
- Sollbuchung des Kontos 616 für die Kreditversicherung, falls vorhanden
- Habenbuchung des Kontos 512 für den insgesamt abgehobenen Betrag
Die zweite Methode, die manchmal in kleinen Unternehmen verwendet wird, bucht die Gesamtabhebung im Soll eines Wartungskontos und reguliert dann die Verteilung beim Abschluss, indem der Saldo des Kontos 164 mit dem von der Bank angegebenen verbleibenden Kapital abgeglichen wird. Die Regulierung am Ende des Geschäftsjahres ist riskanter: Sie akkumuliert Abweichungen und kompliziert die Abstimmung, wenn mehrere Darlehen bestehen.
Fall der Gruppenversicherung bei einer einzigen Abhebung
Einige Banken integrieren die Versicherung in die Rate, ohne sie im Auszug detailliert anzugeben. Die Verteilung findet sich in der Amortisationstabelle oder in der separat versendeten Fälligkeitsmitteilung. Wenn der Betrag der Versicherung nicht identifizierbar ist, variieren die Rückmeldungen zu diesem Punkt je nach Kanzlei, aber die gängige Praxis besteht darin, eine jährliche Abrechnung vom Versicherer anzufordern, um die Belastung zu rekonstruieren.
Aufgelaufene, noch nicht fällige Zinsen zum Abschluss des Geschäftsjahres
Am Abschlussdatum fällt die Rate selten genau auf den letzten Tag des Geschäftsjahres. Man muss dann die aufgelaufenen, noch nicht fälligen Zinsen erfassen, das heißt den Teil der Zinsen, der zwischen der letzten gezahlten Rate und dem Abschlussdatum anfällt.
Die Buchung ist einfach: Man bucht das Konto 6611 im Soll und das Konto 1648 (aufgelaufene Zinsen auf Darlehen bei Kreditinstituten) im Haben. Zu Beginn des folgenden Geschäftsjahres wird diese Buchung umgekehrt, um eine doppelte Erfassung zu vermeiden, wenn die vollständige Rate abgebucht wird.
Diese Buchung zu vergessen, unterbewertet die Finanzaufwendungen des abgeschlossenen Geschäftsjahres und überbewertet sie im folgenden Jahr. Das Ergebnis jeder Periode muss die tatsächlich verbrauchten Zinsen widerspiegeln, auch wenn sie noch nicht ausgezahlt wurden.
Neues PCG, das ab 2025 gilt: Überprüfung der Konten
Die Verordnung ANC Nr. 2022-06 gilt für die ab dem 1. Januar 2025 eröffneten Geschäftsjahre. Diese Reform hat die Nomenklatur des allgemeinen Kontenplans reduziert und mehrere Konten zur Übertragung von Aufwendungen gestrichen.
In der Praxis bleiben die Konten 164, 6611 und 512 die Dreh- und Angelpunkte des Buchungsschemas einer Darlehensrückzahlung. Was sich ändert, ist die Präsentation der Finanzberichte und der Anhänge, insbesondere für die Nachverfolgung der finanziellen Verbindlichkeiten. Bevor man ein altes Buchungsmodell fortführt, überprüft man, ob die Einstellungen der Buchhaltungssoftware aktualisiert wurden.
Eine alte Buchung kann technisch ausgeglichen bleiben, während sie im neuen Referenzrahmen ungeeignet wird. Die Kontobezeichnungen, Exporte und Abschlussverfahren verdienen eine Kontrolle vor dem ersten Abschluss unter dem neuen PCG.
Darlehenskosten, die in die Kosten eines Vermögenswerts einfließen können
Ein oft vernachlässigter Punkt: Die Darlehenskosten, die direkt einem förderfähigen Vermögenswert (Bau, langfristige Gestaltung) zugeordnet werden können, können in die Kosten dieses Vermögenswerts einfließen, anstatt als Finanzaufwand erfasst zu werden. Diese Option setzt eine konsistente und dauerhafte Methode voraus, die im Anhang dokumentiert ist. Konkret, wenn das Unternehmen ein Gebäude finanziert durch ein spezielles Darlehen baut, erhöhen die während der Bauphase gezahlten Zinsen den Wert des Vermögenswerts in der Bilanz, anstatt das Ergebnis zu belasten.
Steuerliche Behandlung der Darlehensrückzahlung in einer SCI
Für eine SCI hat die Unterscheidung zwischen Kapital und Zinsen eine direkte steuerliche Dimension. Die Rückzahlung des Kapitals ist niemals ein abzugsfähiger Aufwand: Sie verringert die Schulden, nicht das steuerliche Ergebnis. Die Zinsen hingegen können je nach gewähltem Steuermodell und der Art des finanzierten Vermögenswerts abgezogen werden.
Die beiden Posten in einer SCI, die der Einkommensteuer unterliegt, zu verwechseln, führt dazu, dass überhöhte abzugsfähige Aufwendungen erklärt werden, was bei einer Prüfung zu einer Nachveranlagung führen kann. Die Amortisationstabelle bleibt das Belegstück, das für jedes Geschäftsjahr aufbewahrt werden muss.
Egal, ob man ein Handelsunternehmen, einen Verein oder eine SCI verwaltet, die buchhalterische Logik einer Darlehensrückzahlung basiert immer auf demselben Mechanismus: das, was die Schulden tilgt, von den Finanzierungskosten zu trennen. Eine aktuelle Amortisationstabelle und eine den geltenden PCG-Einstellungen entsprechende Konfiguration genügen, um den gesamten Prozess abzusichern.
